Business Process Management. Как управлять бизнес-процессами

26.12.2022

Любой развивающийся бизнес однажды приходит к ситуации, когда у него появляются цепочки взаимосвязанных между собой действий сотрудников, клиентов, контрагентов, поставщиков и других участников операций. Именно так зарождается система бизнес-процессов.

Бизнес-процесс — это циклическая последовательность регламентированных по времени действий, цель которых создать нечто ценное или достичь определенного результата. Если говорить простым языком, то бизнес-процесс — это то, как в компании организован способ предоставления клиентам различных сервисов. В данном случае имеется в виду не только внешнее взаимодействие с клиентом, но также и организация внутренней деятельности предприятия. Неслучайно акцент сделан именно на предоставлении сервиса. Бизнес-процесс предполагает необходимость регламентировать работу предприятия так, чтобы это отвечало запросам покупателей и заказчиков.Вот, как выглядит типичная схема бизнес-процесса.

Если в представлении сотрудников предприятие — это набор различных сервисов, то в своей работе они всегда будут руководствоваться ожиданиями клиентов.Зачем нужны BPM-системыНебольшие организации с маленьким коллективом, с упрощенными бизнес-процессами и неопределенной целевой аудиторией, как правило, очень легко приспосабливаются к изменениям и быстро реагируют на различные ситуации.По мере роста компании появляется ощущение, что деятельность ведется хаотично и нет слаженности, поскольку каждый из сотрудников движется в своем направлении. Контролировать работу такой организации уже непросто, ведь чтобы бизнес-процесс проходил быстро, должно соблюдаться сразу несколько условий:

Наличие четкого алгоритма действий. Каждый сотрудник понимает, какие действия он должен предпринять в тех или иных условиях.
Разграничение зон ответственности. В любой ситуации понятно, кто занимается решением проблемы.
Мониторинг на каждом этапе. Сквозной контроль: если заявка поступила, процесс ее обработки должен быть выстроен до конца, она не должна затеряться на каком-то этапе.

Организовать эффективную работу поможет создание такой системы управления бизнес-процессами, которая объединит действия нескольких десятков сотрудников. Задача процессного подхода — выстроить взаимодействие людей и порядок выполнения различных операций для получения быстрого и качественного результата. Такой системой и будет BPM.Прозрачность и понятность как основа BPMBusiness Process Management (BPM, управление бизнес-процессами) — это концепция процессного управления организацией, сочетающая в себе идеологию и программное обеспечение для управления бизнес-процессами. Концепция BPM рассматривает всю работу компании как набор из множества бизнес-процессов и четко отвечает на все вопросы о каждом из них. Процессное управление перестраивает структуру управления организации. Во главе всего становятся бизнес-процессы. Деятельность компании представляется не как работа функциональных отделов, а как цепочки связанных бизнес-процессов. BPM помогает анализировать эти процессы и оптимизировать их с помощью проверенных методов улучшения:

сокращение узких мест;
автоматизация ручной работы;
оптимизация и рационализация неэффективных процессов;
переориентация целей проекта на конкретные бизнес-результаты.

При этом упор делается на прозрачность и понятность, которая достигается благодаря применению формальных нотаций или программного обеспечения. Подобный подход означает, что коллективу или отдельному специалисту предоставляется четкая методология по решению конкретной задачи. BPM — это непосредственное управление последовательностью действий.Но это не просто автоматизация рабочих процессов. BPM сосредоточено на достижении конечных результатов (таких как улучшение процесса или повышение эффективности) и учитывает весь текущий процесс от начала до конца. В то же время все регулярные и нерегулярные процессы можно автоматизировать при помощи BPMS.Какие применяются технологии управления бизнес-процессами Business Process Management System (BPMS, система управления бизнес-процессами) — ПО, обеспечивающее моделирование, проектирование, разработку бизнес-процессов компании и контроль выполнения работ. Процесс проектируется в графической среде, ему назначается набор атрибутов, и происходит его запуск.Одна из важных функцией BPMS — поиск проблем и узких мест благодаря постоянному мониторингу. Например, система поможет выявить избыточные процессы, которые тратят ресурсы предприятия, но не приносят пользы. Частая ситуация: отдельная группа бизнес-процессов замедляется на отдельном этапе или конкретном сотруднике. Увидев это в системе, можно разобрать ситуацию и найти оптимальное решение.Еще одна важная функция BPMS — анализ бизнес-процессов. Например, благодаря представленной в системе аналитике руководитель может узнать:

какие бизнес-процессы наиболее распространены;
сколько времени в среднем занимает один бизнес-процесс и каждый его этап;
кто из сотрудников выполняет задачи быстрее, кто медленнее;
сколько задач обработал каждый сотрудник в течение дня, недели, месяца;
на каком этапе чаще всего возникают проблемы.

BPMS может быть интегрирована с большим количеством программ. Самые популярные — 1С, ERP, Microsoft SharePoint, IP-телефония, клиент-банки, корпоративные веб-сайты, мобильные приложения для IOS и Android. BPMS позволяет не только комплексно подойти к автоматизации, но и легко интегрировать решение в уже существующую в компании IT-структуру и объединить программы в единую корпоративную систему управления бизнесом.На какую российскую BPM-систему мигрировать с зарубежных платформ?Наибольшей популярностью среди отечественных аналогов пользуются BPM-системы от ELMA, Битрикс24 и Comindware. Их ключевые преимущества:

Легкость и бесшовность интеграции с управленческими системами от 1С.
Наличие собственной системы бизнес-аналитики.
Большая базы готовых шаблонов бизнес-процессов.
Гибкий ценовой подход.

Рассмотрим каждую из этих систем чуть подробнее.ELMA BPMCамая внедряемая BPM-система в СНГ (наибольшее количество внедрений в 2021 г. по версии TAdviser).Преимущества системы

Скорость внесения изменений. Возможность быстро реагировать на новые условия работы и проверять гипотезы оптимизации, просто перестраивая логику бизнес-процессов.
Мгновенный мониторинг результата. Управление бизнес-процессами bpm основывается на объективных данных. Система позволяет в реальном времени анализировать эффективность исполнения процессов и каждого внесенного изменения.
Доступность для бизнес-пользователей. Моделирование, запуск и доработка исполняемых процессов не требуют от сотрудников навыков программирования.
Простота работы в системе. Возможность работы в любом браузере и мобильное приложение ELMA обеспечивают удобный доступ к системе.
Легкость интеграции. BPM-система позволяет поддерживать в организации полную прозрачность исполнения процессов. Система взаимодействует с корпоративными ИТ-решениями через веб-сервисы и API. Предусмотрены готовые модули интеграции с системами «1С: Предприятие», SAP, Oracle, MS Axapta и другими.

Битрикс24Благодаря возможности визуализации бизнес-процессов в наглядной форме, их управление становится в разы удобнее. Система позволяет моделировать операционные, поддерживающие и управляющие процессы.Основные особенности системы:

Работа строится интуитивно и понятно, пользователь готовит формальное описание бизнес-процесса, после чего формирует блок-схему с помощью встроенного редактора и запускает его.
Преимущество BPM от Битрикс24 — возможность создания и настройки схемы бизнес-процессов без профессиональных навыков программирования и бизнес-образования.
Битрикс24 упрощает рутинные дела: рассылает уведомления, ставит задачи, строит отчеты и другие однообразные процессы. Это высвобождает время сотрудников на более сложные и ответственные задачи.
Интеграция с более чем 50 провайдерами телефонии, сайтами, мессенджерами, соцсетями и сервисами позволяет настроить работу бизнеса в едином окне, что облегчает работу сотрудников.

Comindware Система управления бизнес-процессами (BPMS) на базе Comindware Business Application Platform.Комплексная Low-code система управления бизнес-процессами (BPMS):

моделирование в нотации BPMN 2.0,
автоматизация процессов,
управление кейсами.

Comindware Business Application Platform увеличивает практическое участие людей бизнеса в создании инновационных прикладных бизнес-приложений и развитии ИТ-ландшафта в целом. Бизнес получает полный комплект средств для моделирования, исполнения, оптимизации бизнес-процессов организации, характерных для традиционных BPM-систем. Компания получает ряд преимуществ, характерных для систем класса iBPMS (Intelligent BPM Suite) и Low-code-платформ:

Удобные онлайн-инструменты для управления бизнес-процессами. Моделирование, исполнение, анализ процессов, управление задачами, проектирование процессной архитектуры предприятия, интеграция BPMS со сторонними системами.
Поддержка исполнения творческих задач. BPM-решения на базе платформы от Comindware не зациклены на бизнес-процессах как традиционные BPMS, оставляет пространство для творческой работы (кейсы/поручения).
Управление процессами в руках людей бизнеса (Low-code). Центр тяжести усилий по разработке и дальнейшей корректировке бизнес-приложений переносится с программистов на аналитиков.

Примеры внедрения российских BPM-системВнедрение BPM-системы для центра сертификацииОсновная проблема заказчика — это длительная актуализация текущего статуса проекта сертификации, коммуникация с клиентами и прозрачность процесса.Выбор пал на Comindware из-за интуитивно понятного веб-интерфейса, простоты моделирования бизнес-процессов, возможности самостоятельно менять взаимосвязи в процессах и относительно низкой стоимости внедрения и сопровождения.Внедрение Comindware позволило специалисту по бизнес-процессам в центре сертификации самостоятельно разработать прототип приложения для автоматизации процессов.Результаты внедрения:

В разы выросла скорость актуализации статуса проекта сертификации.
Обеспечена прозрачность процесса и для клиентов, и для экспертов.
Существенно снижены риски потери данных и срыва сроков.
Увеличена эффективность взаимодействия экспертов и сотрудников, занятых в управлении бизнес-процессами, продажах и других подразделениях.

Автоматизация бизнес-процессов в «Экстра М»Как предприятию пищевой промышленности удалось выгодно автоматизировать бизнес-процессы на Low-code платформе и сократить расходы компании.Основная боль компании — отсутствие автоматизации бизнес-процесса договорной работы и минимизация расходов на отправку договорной документации в Италию. Цели внедрения ELMA365:

Перевести документооборот из бумажного вида в электронный.
Настроить базовый функционал: делопроизводство (письма, приказы), кадры (отпуска, фиксация больничных и др.).
Автоматизировать ключевые бизнес-процессы — управление закупками, согласование прайс-листов и промо, управление претензиями покупателей и запросами госорганов.
Консолидировать информацию о кандидатах и контрагентах в единой базе системы.
Запустить процесс согласования договора по простому маршруту — перевод на итальянский язык.

Какие проблемы решает ELMA365:

Организация электронного документооборота.
После перевода документооборота компании из бумажного вида в электронный время поиска нужного документа сократилось в несколько раз.
Автоматизация ключевых бизнес‑процессов.
Настроены отчетность и контроль процессов, что позволило избежать допущения операционных ошибок.
Автоматизация бизнес-процесса с мультиязычными документами.
Запущен процесс согласования договора по простому маршруту — перевод на итальянский язык.

Переход на отечественные BPM-системы возможен в максимально короткие сроки, и в современных условиях это отдельный плюс. Специалисты Globus IT Hard & Soft проведут оперативный подбор решения именно для вашего бизнеса, проконсультируют о преимуществах и возможностях бесшовной интеграции каждой системы. Получите консультацию от экспертов Globus IT Hard & SoftКонтакты: 8 800 775 13 96, contact@globus-ltd.com

Business Process Management. Как управлять бизнес-процессами

Читать ещё