Как оформить дистанционного сотрудника. Последние тренды и рекомендации
16.02.2023От грамотного юридического оформления трудовых отношений с IT-специалистом зависит многое. В первую очередь грамотно составленный трудовой договор поможет обезопасить в дальнейшем от конфликтных ситуаций как работодателя, так и самого сотрудника. Так как же все сделать правильно и с минимальными рисками для организации? Своим опытом поделился руководитель юридического отдела компании Globus IT Дмитрий Губернаторов
Какие нюансы учесть в трудовом договореПункты, необходимые в трудовом договоре с IT-специалистом, работающим дистанционно:1) Указание на дистанционный характер работы. Это обязательное требование ТК РФ. Из договора должно явно свидетельствовать, что работа носит дистанционный характер.2) В качестве места работы должна быть указана организация и ее адрес. Не путать с местом исполнения работы (рабочим местом). Последнее работник вправе избирать самостоятельно, и работодатель не может ограничивать его выбор — иное противоречило бы сути дистанционной работы.3) Режим рабочего времени и отдыха. По общему правилу, если режим работы и отдыха не установлен в трудовом договоре или локальном нормативном акте (с которым сотрудник должен быть ознакомлен при приеме на работу), работник вправе определять такой режим для себя самостоятельно. Однако, учитывая усложненный характер взаимодействия работодателя с дистанционным работником, чаще всего режим работы и отдыха для дистанционного сотрудника стараются прописывать. Более того, часто указывают и на возможность привлечения сотрудника к работе в нерабочее время по поручению руководителя.4) Учет рабочего времени. Согласно ТК РФ, работодатель обязан вести учет рабочего времени работников. Дистанционные работники не исключение, по ним также ведется табель учета рабочего времени. В настоящий момент существует множество систем постановки задач, облегчающих взаимодействие сотрудников на удаленке с работодателем (например, Jira, Asana и др.). Поэтому необходимо прописать в договоре или в локальном нормативном акте (например, положении о дистанционной работе) взаимодействие сторон в том числе с помощью таких систем.5) Порядок взаимодействия и отчетность работника. Подробнее стоит описать, каким образом и в какие сроки работник должен отвечать на запросы работодателя, касающиеся выполнения работником своей работы, каким образом работодатель ставит задачи сотруднику и в каком виде. Также следует установить в договоре обязанность работника сдавать отчеты о проделанной работе и их периодичность, время и формат сдачи. Стоит отметить, что существует практика указания порядка взаимодействия сторон в локальном нормативном акте о дистанционной работе. ТК РФ этого не запрещает, однако надо учесть, что такой документ должен содержать подпись сотрудника на листе ознакомления с ним, а также сам трудовой договор должен ссылаться на реквизиты данного документа.То же самое относится и к характеру документооборота. Если при заключении договора с дистанционным сотрудником работодатель пользуется правом на электронный документооборот (ЭДО) с этим сотрудником, надо указать на это в трудовом договоре. Если переход на ЭДО был осуществлен после заключения трудового договора, составляется дополнительное соглашение или порядок электронного обмена документами описывается в локальном акте.6) Основания для увольнения сотрудника. В трудовом договоре с дистанционным сотрудником, помимо общих оснований для увольнения, указанных в ст. 81 ТК РФ, обязательно нужно указать дополнительные основания расторжения трудового договора по инициативе работодателя, установленные ст. 312.8 ТК РФ. Важно отметить, что эти основания вступили в законную силу с 01 января 2021 года, при этом их можно применять к сотрудникам, принятым на работу в качестве дистанционных сотрудников до этого времени.7) Использование оборудования. Выполнение IT-специалистами своих трудовых обязанностей напрямую связано с использованием того или иного компьютерного оборудования и программного обеспечения. В связи с этим необходимо подробно расписать в трудовом договоре порядок предоставления работнику такого оборудования и ПО, описать предоставляемые для работы объекты, способ их предоставления. Если работник при выполнении работы пользуется собственным оборудованием, необходимо установить в договоре объем и порядок выплаты компенсации за использование работником такого имущества. Порядок пользования оборудованием и ПО, порядок выплаты компенсации можно подробнее расписать в локальном акте, но в договоре обязательно стоит указать, каким оборудованием пользуется сотрудник (собственным / предоставленным работодателем / купленным на средства, предоставленные работодателем и т. д.). Есть масса нюансов оформления дистанционных сотрудников, работающих из заграницы (сейчас это особенно актуально). Об этом мы подробнее напишем в следующей статье в ближайшее время.Кому принадлежат результаты интеллектуальной деятельности Характер работы IT-специалистов неизбежно связан с созданием результатов интеллектуальной деятельности (РИД), а также сопровождается постоянным использованием того или иного программного обеспечения, что значительно усложняет трудовые отношения с такими сотрудниками.Существует несколько нюансов, подводных камней, на которые следует обратить особое внимание при оформлении трудовых отношений с IT-специалистом. Чтобы обезопасить компанию от дальнейших споров с сотрудниками, необходимо убедиться в следующем:1) В договоре указано, что исключительное право на созданное сотрудником служебное произведение принадлежит работодателю.По общему правилу, согласно ст. 1228 ГК РФ, автором созданного РИД признается гражданин, чьим творческом трудом создан такой объект. Однако РИД, созданный сотрудником при исполнении им своих трудовых обязанностей, является служебным произведением (п. 2 ст. 1295, п. 3 ст. 1370 ГК РФ), а исключительное право на такое произведение принадлежит работодателю, то есть компании, если на то указано в договоре.В противном случае при неуказании на это в дальнейшем компания сможет рассчитывать лишь на использование такого РИДа на условиях простой неисключительной лицензии с выплатой вознаграждения автору. Причем суд может установить пределы использования компанией такого РИДа в этом случае.2) Трудовые обязанности работника прописаны максимально подробно, и из них следует, что сотрудник в силу своих обязанностей создает РИД. Их можно также прописать в должностной инструкции. Однако важно учитывать, что от уровня подробности описания таких обязанностей может зависеть дальнейшее право компании являться правообладателем РИД, созданного сотрудником в ходе выполнения работы.Все дело в том, что служебное произведение должно соответствовать признаку «созданное в пределах установленных для работника (автора) трудовых обязанностей». Поэтому их стоит прописать максимально подробно. При создании сложных объектов в сфере IT может оказаться так, что права на одну составную часть (например, архитектуру кода) будет принадлежать компании, а права на другую часть (например, код базы данных) останутся у работника, поскольку подобная обязанность не была указана в трудовых документах.Этот момент необходимо постоянно контролировать и в случае возникновения риска выполнения сотрудником в рамках того или иного проекта задач, не входящих в его трудовые обязанности, обезопасить риски путем заключения дополнительного соглашения с таким сотрудником о расширении круга трудовых обязанностей или дачей работнику служебного задания на создание конкретного РИД, с которым он должен быть ознакомлен под личную подпись.3) В трудовых документах предусмотрен риск использования сотрудником ресурсов работодателя для собственных нужд. Потенциально может складываться ситуация, при которой сотрудник использует данное ему оборудование или ПО в личных целях для создания РИД для личных проектов, не порученных ему работодателем. К сожалению, такой риск почти невозможно контролировать и избежать заранее, но в трудовых документах можно обезопасить бизнес и ресурсы компании от последствий такого использования сотрудником рабочего оборудования.Во-первых, как уже было указано ранее, четко и подробно стоит прописать условия использования предоставляемого работнику оборудования.Во-вторых, нужно помнить, что исключительное право на созданный в личных целях, но с использованием рабочих ресурсов РИД, согласно п. 5 ст. 1370 ГК РФ, принадлежит сотруднику, так как подобный объект не будет являться служебным произведением. Здесь важно снова вернуться к подробному описанию трудовых обязанностей. Как вариант, можно дополнительно прописать в документах, что в случае создания подобных объектов работодатель будет иметь право его использования на основании простой неисключительной лицензии.4) В трудовых документах установлено право сотрудника на получение вознаграждения за создание служебного произведения и установлен порядок его выплаты (п. 2 ст. 1295 ГК РФ). Если ни в трудовом договоре, ни в локальном акте не будет установлена обязанность работодателя по выплате сотруднику такого вознаграждения, не будет определен размер, срок и порядок его выплаты — работник сможет в дальнейшем требовать его выплаты через суд. При этом суд самостоятельно определит размер такого вознаграждения. Поэтому лучше предусмотреть его заранее самостоятельно. Минимальных размеров такого вознаграждения в законе не установлено.5) В договоре указано, что исключительное право на созданное сотрудником произведение переходит работодателю с момента его создания. Это особенно важно в договорах с дистанционными IT-сотрудниками, поскольку возможность быстрого подписания акта о передаче прав на РИД или передача сотрудником РИДа на служебном носителе может быть затруднена. Снизить риски спора в данном случае поможет указание на переход исключительного права в момент его создание, а в качестве подтверждения создания РИДа можно предусмотреть его загрузку в систему-хранилище (например, Gitlab).Отметим, что указанные выше нюансы должны соблюдаться в том числе при оформлении трудового договора с IT-специалистом на дистанционной основе. В целом при заключении трудового договора с дистанционным сотрудниками действует правило: чем подробнее, тем лучше. Прописывайте процедурные моменты как можно более развернуто, ссылайтесь на локальные нормативные акты, содержащие описания подобных процедур. И не забывайте ознакомить сотрудника с такими локальными актами под подпись.Если режим работы комбинированныйОпределенные риски действительно можно обезопасить путем соблюдения указанных выше правил. При этом важно учитывать внутренние особенности работы в вашей компании и подстроить формулировки документов под них.Например, в нашей компании активно используется практика чередующегося (комбинированного) режима дистанционной работы. В 2021 году в ТК РФ были внесены соответствующие изменения, позволяющие работать дистанционным сотрудникам по смешанному режиму (определенное время дистанционно, определенное время — в офисе). Возможность такой работы предусмотрена у нас в Положении о дистанционной работе, при этом для каждого такого сотрудника периодически утверждается различных график чередования, подписываемый в электронном формате. Это позволяет корректировать объем дистанционной работы вне офиса для сотрудников, которым необходим дополнительный контроль со стороны работодателя относительно добросовестного выполнения первым своих трудовых обязанностей.Как все происходит в Globus ITВ целом многие важные процедурные моменты предусмотрены в нашей компании в локальных нормативных актах, это позволяет не загромождать и без того сложные формулировки трудовых договоров с программистами. Например, при приеме на работу мы знакомим творческих сотрудников с Положением о служебных РИД, где подробно разъяснены особенности признания РИД служебными и расчета вознаграждения за их создание.К примеру, мы учитываем вероятность использования в работе программного обеспечения с открытым исходным кодом — open source. Его простая на первый взгляд конструкция может вызвать ряд споров в дальнейшем, поэтому мы рекомендуем утверждать и знакомить разработчиков с таким локальным актом, как Положение об Open Source.Разумеется, мы стараемся повсеместно, с кем это возможно, использовать кадровый электронный документооборот с сотрудниками. О порядке и особенностях его использования мы также утвердили специальное положение. Все сотрудники, подключенные к КЭДО, ознакомлены с ним в порядке подписания.Безусловно, идеальных методов ведения трудовой практики в компании не существует и предусмотреть все риски заранее в трудовом договоре или локальном акте невозможно. И в системе документов любой компании можно найти определенные слабые моменты и недочеты. Осознавая это, мы постоянно совершенствуем проекты трудовых и локальных документов, подстраиваем их формулировки под современные реалии и стараемся упрощать процесс ведения документооборота с сотрудниками.