Globus IT — крупный российский интегратор и лидер в разработке сложных корпоративных систем, приложений, IT-продуктов полного цикла. За 12 лет успешной работы компания реализовала более 450 проектов для крупного бизнеса. Среди ключевых клиентов — Сбербанк, Яндекс, VK, Тинькофф, Лаборатория Касперского, Альфа-Банк, Газпромбанк, Банк «Открытие», Промсвязьбанк, Ростелеком и другие крупные корпорации. Тендерный отдел компании включает в себя 6 специалистов. В среднем в день приходит примерно 40-60 тендеров, путем отсеивания остается 3-4, которые отправляются на ревью в отдел продаж. В итоге, в среднем, отдел отрабатывает около 15 тендеров в неделю. Globus IT рассматривает только тендеры от 200-300 миллионов рублей, а средний объем документации, которую специалисты готовят для одной конкурсной процедуры, если ее распечатать, займет несколько коробок из-под бумаги. Одна только справка по квалификации специалистов может содержать 200-300 страниц.
Задача
Перед разработчиками Globus IT стояла задача оптимизировать работу тендерного отдела посредством интеграции через API между платформой ELMA, которую тендерный отдел использовал в своей работе, и площадкой «СБИС Торги».
Основные задачи системы:
Повышение прозрачности и управляемости процесса подачи заявки и участия в тендерах.
Повышение качества и скорости работы отдела.
Возможность сбора данных, анализ которых позволит принимать бизнес-решения.
Упрощение взаимодействия со «СБИС Торги» через API.
Ускорение процесса подачи заявок на тендеры и обработки результатов через улучшение и автоматизацию.
Улучшение OTIF (on time in full) — показатель того, насколько тендеры обработаны вовремя и в полном объеме.
Гибкость в процессах.
Сокращение административных расходов.
Назначение и цели создания системы:
Создание выделенного блока в ELMA с информацией по закупкам, обновляющейся ежедневно в 10:00 мск, для работы с ней и документами по тендерам напрямую.
Оптимизация процесса обработки результатов посредством создания канбан-доски, на которой специалисты отдела работают с карточками тендеров, перемещая их между различными статусами.
Сбор статистики и аналитика посредством возможности выгружать отчеты по работе с тендерами на доске.
Возможность создавать тендеры вручную, а также просматривать документы по тендеру.
Реализация
Над разработкой системы работала небольшая экспертная команда из трех человек: разработчики и PM.
В ELMA был создан отдельный блок, содержащий канбан-доску с карточками тендеров. В карточку каждого тендера импортировались параметры из системы «СБИС Торги», набор импортируемых параметров настроен под потребности тендерного отдела и специфику работы Globus IT. Далее карточки обрабатываются нашими специалистами внутри доски в ELMA. В системе предусмотрена возможность сбора и выгрузки статистики работы тендерного отдела.Производится ежедневный импорт новых тендеров из «СБИС Торги» в ELMA по API.Импортируются тендеры из фильтров с названиями «Аутсорсинг» и «Разработка ПО» с дополнительным фильтром по дате публикации fromPublishDateTime = текущему дню. Качественная настройка данных фильтров производится в online.sbis.ru. Программный код
Запуск импорта производится по расписанию через crontab командой php yii sbis-import/import.
Параметры доступа к sbis для программного кода хранятся в файле .env на сервере.
Дизайн-система представляет собой канбан-доску.
Результат
За 1,5 месяца был разработан рабочий MVP, который представляет собой полноценный функциональный блок, в котором специалисты отдела могут подавать заявки и обрабатывать тендеры быстрее и эффективнее. Система не только позволяет обрабатывать тендеры, она анализирует данные, строит и выгружает отчеты, что позволяет оптимизировать процесс и исключить возможность ошибок и накладок.Большая часть тендеров загружается автоматически (за исключением находящихся в закрытых частях площадок), т. е. не надо тратить время на создание карточек, а так как в каждой закупке заполняется как минимум более десятка параметров, это позволяет сэкономить много рабочего времени.Экономическая выгода
Компания сэкономила около 1 млн рублей в год на зарплате: за счет автоматизации не потребовались расширять штат отдела.
Сократилось время обработки тендерных заявок в 3 раза.
Сократилось количество ошибок при обработке тендерных заявок в 2 раза.
Достоверная аналитика в системе позволила оптимизировать работу отдела, стали обрабатывать в 2,5 раза больше заявок.
Количество выигранных тендеров выросло на 25%.
В дальнейшем планируется работа в ELMA с тендерами не только специалистов тендерного отдела, но и сотрудников коммерческого отдела, т. е. отправка на уточнения возможности выполнить техзадание, оценка стоимости выполнения: все взаимоотношения, этапы, время выполнения задач по закупке будут отражаться в карточке, что позволит проводить аналитику по взаимодействию двух отделов, выявлять слабые моменты и стараться эти моменты из работы исключить.
Также планируется оптимизировать работу через постановку задач. Исполнителю не просто будет приходить уведомление «Вам назначена задача», а сразу в уведомлении можно увидеть минимально необходимую информацию, ссылку на тендер и ссылку на документы.
Технологии
REST API (Сбис Торги)
ELMA
Цитаты
Наталья Лясниковаруководитель тендерного отдела Globus IT
Работать стало удобнее, а главное — процесс стал более прозрачным и наглядным. Теперь не приходится следить за тем, чтобы все закупки были внесены в общую рабочую таблицу, случайно не удалишь карточку (как это можно сделать со строчкой в таблице), не надо искать, у кого находится нужная информация (таблицы, резюме, коммерческое предложение и прочее), поскольку все загружено в ELMA. Информация в доступе 24/7, туда же прикрепляем и результаты. Можно зайти в проигранную закупку и увидеть, с какой ценой, какими квалификационными данными выиграл победитель и к чему нам нужно стремиться.
Кроме всего прочего, можно видеть, какой сейчас объем закупок в работе.
Карманный сканер ABBYY на Android