Compo MPLО проекте
Безопасное, удобное и централизованное хранение корпоративной документации и файлов с четким разделением ролей и прав доступов.Compo ECM - корпоративное хранилище информации (контента) различных типов и форматов. В ECM-системе накапливается и хранится информация различного характера - это могут быть документы различных форматов, отсканированные документы, видео, изображения, а также структурированная информация – например, таблицы и др. ECM-система автоматизирует хранение электронных документов и иной информации в удобной и доступной для пользователя форме.
Задача
Улучшение бизнес-процессов и повышение производительностиЕСМ система автоматизируют многие задачи и рабочие процессы, что позволяет сотрудникам работать более эффективно и сосредотачиваться на стратегически важных задачах. Гарантия непрерывности рабочих процессовЕСМ система обеспечивают единое место хранения данных, а функция восстановления данных, сокращает риск потери информации при технических сбоях или чрезвычайных ситуациях. Снижение эксплуатационных расходовИспользование ЕСМ системы позволяет сократить расходы на аренду и использование множества различных сервисов по хранению данных. Обеспечение комфортных условий работыСотрудники могут самостоятельно находить необходимую информацию, что сокращает время на выполнение задач и уменьшает зависимость от помощи третьих лиц. Улучшение качества данных и соблюдение стандартов безопасностиЕСМ система обеспечивает структурированное хранение данных, контроль доступа и соблюдение ролевых моделей групп пользователей. Прозрачность документации для руководителейЕСМ система хранит данные по всем клиентам и сделкам. Руководители организации и отделов получают актуальную картину по договорам, счетам, актам и другим финансовым документам.
Реализация
Compo ECM позволяет хранить и совместного использовать любую информацию в цифровом виде - офисная документация, проектная документация, рекламные материалы, маркетинговые материалы, документация отдела кадров, документы бухгалтерии, видеоролики, договора, счета и прочее. Единое место хранения данныхС помощью Compo ECM все корпоративные данные и документы будут находится в одном месте. Это позволит избежать потери данных и использования множество сторонних систем. Версионность и “золотые копии” данныхCompo ECM позволяет отслеживать изменения в документах и сохранять предыдущие версии. Это важно для контроля за процессом редактирования и обеспечения доступности исторических данных. Поиск данных и тегиCompo ECM обеспечивают мощные инструменты для поиска информации, включая возможность тегирования документов. Это помогает пользователям быстро находить необходимую информацию даже в больших объемах данных. Разграничение прав доступаCompo ECM имеет широкие возможности настройки доступов и ролевую модель. Есть возможность создания наборов полномочий, привязанных к конкретным должностям или рабочим задачам. Также возможно назначать полномочия отдельно каждому сотруднику. Гибкая структура данныхCompo ECM позволяет создавать каталоги любой структуры и любой глубины вложенности. С системе существует функционал быстрого переноса файлов и папок в нужное место каталога без удаления и дополнительных загрузок.
Результат
Система улучшает взаимодействие сотрудников компании в работе с документами, разграничивает доступ и хранит всю информацию в едином месте. КаталогизацияХранилище данных Compo может быть интегрировано с CRM системой и трекером задач на проектах. Для удобства файлы можно распределять по древовидной иерархии, в которой будет легко ориентироваться любому сотруднику.Есть возможность отображения файлов большими/маленькими иконками и списком. А также сортировки по различным полям. Управление каталогом и файламиПапки хранилища можно редактировать, удалять и создавать новые. Файлы можно быстро переносить между папками, изменять метатеги и описания. При удалении используется мягкий метод с возможностью восстановления данных. Права и доступыДоступы и роли в хранилище данных строго разделены. Для работы с документами можно создать группы пользователей и назначить им необходимые права. История изменений и версии файловДля каждого загруженного файла есть возможность добавить версии и отследить историю. Это актуально для смет, счетов, актов и других документов в которых важны изменения. “Оригинал” документа или его “золотые копии” отражаются в реестре изменений, это позволяет видеть кто и когда загрузил новую версию документа. Теги для файлов и поискДля каждого файла можно добавить синонимы, которые работают по принципу тегов. Реализовано распознавание и автоматическое тегирование картинок с помощью VK Vision. Поиск на базе Elastic Serach обеспечивает поиск файлов, в том числе по содержимому документов. Предварительный просмотрВ Compo ECM можно загружать файлы любого формата в том числе и видео. Для того чтобы исключить частые скачивания нужного файла предусмотрена функция предварительного просмотра. Это позволяет прочитать нужный документ, либо просмотреть видео непосредственно в хранилище.
